Cuando trabajas en casa y estás tratando de sacar un proyecto propio adelante (entre otras cosas), resulta muy fácil caer en unos malos hábitos que te pueden llegar a hacer la vida imposible. Incluso puedes llegar a victimizarte por esos malos hábitos: víctima lo eres, pero si encima te victimizas, empiezas a quejarte por ellos más que a luchar en su contra.

Uno de los peores hábitos (y que sufro yo: ¡ay, cómo duele!) es el de entremezclar el ocio y el trabajo. Eso sucede cuando el mismo instrumento que utilizas para trabajar es el que usas para entretenerte o para tus aficiones: el ordenador. El problema de saltar entre ocio y trabajo no es sólo que no aprovechas bien tu tiempo, sino que corres el riesgo de terminar el día con la sensación de que no has hecho nada.

Por eso, de un tiempo a esta parte me he empeñado en llevar un registro de las cosas que hago. De las cosas productivas, ya sea para llevar el pan a la mesa, ya sea por afición y amor al arte. Y con productivas me refiero a que han producido algo: hacer un wallpaper propio, crear una lista de reproducción, etc.. Por ejemplo, uno de los programas que más me gusta para escribir es el Focus Writer. Éste tiene la capacidad de poder poner el fondo que uno quiera tras el texto que estamos escribiendo. Ese pequeño detalle me encanta y me anima a escribir. Por ello, de vez en cuando voy creando “wallpapers” para el Focus Writer según mi estado de ánimo o lo que quiero escribir. Eso, para mí, es productivo. Y lo anoto.

Y escribir. Pero escribir cosas que seguramente nunca verán la luz, solamente por placer, sin ninguna presión. Eso ayuda a mantener la mente ágil y a descubrir nuevas técnicas y estilos. Sí, eso también es productivo para mí. Y lo anoto. O hacerme una remezcla con los temas de varias bandas sonoras que me gustan mucho. También lo anoto. Porque también produzco algo.

Todas estas anotaciones tienen como objetivo combatir esa sensación de que no he hecho nada a lo largo del día. No niego que en parte es para esquivar la necesidad que nunca consigo cumplir de separar ocio y trabajo. Pero, aunque lo consiguiera, me he dado cuenta de que llevar ese registro me ha provocado varios beneficios.

He pasado por varias fases a la hora de registrar. No recuerdo cual fue la primera, pero sé que no fue de la que voy a hablar a continuación: un diario por medio de Red Notebook.

Red Notebook es una aplicación multiplataforma que nos permite llevar un diario de nuestras actividades, incluyendo listas de cosas por hacer, etiquetas, inserción de hora, etc. La información la guarda en archivos de texto plano, por lo que es fácilmente recuperable si es necesario hacerlo en otro programa.

Durante un tiempo, estuve utilizándolo con regularidad. Y sí, fue más de un mes seguido (dicen que necesitas un mes para acostumbrarte a hacer cualquier cosa). Sin embargo, tras varios meses empecé a olvidarme de anotar las cosas que hacía. Como siempre, le eché la culpa a mi falta de disciplina. Sin embargo, creo que había algo más. Y claro que lo había: la virtualidad de las anotaciones.

Soy un firme defensor de lo electrónico. La mayoría de mi información está en formato electrónico. Si puedo elegir entre un archivo y un soporte físico, la mayoría de veces elijo el archivo. Pero eso no funciona para todo.

Te pasas todo el día aporreando teclas y, sobre todo, haciendo clic allí, y allí, y allá. Y clic, clic, clic… más clic. Y cuando vas a marcar una tarea como realizada, de nuevo clic, de manera que no sientes de la misma forma la satisfacción de la conclusión de dicha tarea porque no se diferencia en nada del resto de acciones que haces durante todo el día. Debe diferenciarse de alguna forma.

Por eso, terminé dejando de lado al Red Notebook (aparte de ciertos problemas técnicos que me dieron pereza solucionar) y me pasé a un formato más físico. O mejor sería decir mixto.

En papel, elaboré una rejilla con espacios para mis actividades y los días de la semana. Dado que en casi todo lo que hago aplico la técnica Pomodoro  (25 min. de trabajo, 5 de descanso: que bien le hace a la espalda), voy marcando los pomodoros que dedico a una u otra tarea, junto con los logros sustanciales que consigo (finalizar un encargo, escribir un post).

Esta rejilla la tengo pegada a la pared y en ella voy marcando cualquier cosa que concluyo. Tiene filas en blanco para poder añadir tareas largas que vayan apareciendo (en cada rejilla entran los días de tres semanas). Pero, al mismo tiempo, llevo un diario anárquico en el que voy anotando no solamente algunas ideas o reflexiones que se me ocurran (para las ideas concretas prefiero también el papel, pero eso es otro cantar), sino también las cosas productivas que he hecho: que si esos “wallpapers” que decía antes, que si la edición de unas fotografías para subirlas a Flickr o Instagram, etc. Si le digo anárquico al diario es porque lo más que contiene es alguna fecha de alguna anotación. Ya ni siquiera ni horas.

¿Y por qué utilizo el papel en lugar de una de las miles y muy chulas aplicaciones que hay tanto para escritorio como para el iPod? Para empezar, esto ha sido lo que mejor me funciona. Antes de trabajar por mi cuenta, era un método que también utilizaba (solo que en una libretita) y me iba bastante bien. Pero tratando de explicar mejor la sensación que me produce anotar en el papel en lugar de en un medio electrónico, pondré la siguiente comparación: cuando tienes un éxito, ¿lo celebras haciendo un simple clic o te pones a bailar en plan futbolista en mitad de la habitación mientras lanzas gritos mudos y tocas una guitarra de aire? Pues eso.

Este sistema es el que me funciona a mí. ¿Recomiendo probarlo? Sí, pero poniendo el mismo énfasis en que si no os funciona, simplemente desechadlo. Los sistemas están para adaptarlos a nuestras necesidades, no a la inversa. Al final, lo mejor es cuando desarrollamos uno propio. Prueba el mío y si te vale, sigue adelante. Si no, pasa a otra cosa. O lo mejor: mézclalo con cualquier otro método.